Eerstejaarskamp

Inloggen
Word lid

Privacybeleid

プライバシーポリシー

Gewijzigd op 17 september, 2025

Leidse Vereniging van Studenten in de Japanologie en Koreanistiek “Tanuki”, LVSJK Tanuki, statutair gevestigd te Leiden, feitelijk gevestigd aan Witte Singel 27 a, Kamer 1.75 2311 BG Leiden, ingeschreven in het Handelsregister onder nummer 40447838, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.

§ 1 Contactgegevens

Beheerder: Leidse Vereniging van Studenten in de Japanologie en Koreanistiek “Tanuki” (hierna LVSJK Tanuki)

Verenigingsadres: Witte Singel 27 a, Kamer 1.75 2311 BG Leiden

Postadres: Cleveringaplaats 1, 2311 BD Leiden t.n.v. LVSJK Tanuki

E-mailadres: bestuur@tanuki.nl.

Website: www.tanuki.nl.

Je kunt contact met ons opnemen:

  1.  per post, via het adres dat hierboven staat vermeld;
  2. via het contactformulier op onze website; of
  3. per e-mail via bestuur@tanuki.nl.

§ 2 Persoonsgegevens die wij verwerken

LVSJK Tanuki verwerkt je persoonsgegevens doordat je gebruik maakt van onze diensten en/of omdat je deze gegevens zelf aan ons verstrekt. Hieronder vind je een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:

  • Voor- en achternaam;
  • Internetbrowser en apparaat type;
  • IBAN;
  • Geboortedatum;
  • Adresgegevens;
  • Telefoonnummer;
  • E-mailadres;
  • IP-adres;
  • Overige persoonsgegevens die je actief verstrekt bijvoorbeeld door een profiel op onze website aan te maken, in correspondentie en telefonisch;
  • Gegevens over jouw activiteiten op onze website.

§ 3 Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken

Onze website en/of dienst heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar. Tenzij ze toestemming hebben van ouders of voogd. We kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder dan 16 is. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming. Als je ervan overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via secretaris@tanuki.nl, dan verwijderen wij deze informatie.

In het kader van onze dienstverlening kan het voorkomen dat wij gevoelige persoonsgegevens verwerken, zoals informatie over allergieën of andere medische bijzonderheden. Deze gegevens worden uitsluitend verzameld wanneer dit noodzakelijk is voor de veiligheid, gezondheid of het welzijn van deelnemers, bijvoorbeeld tijdens evenementen of activiteiten waarbij voeding of lichamelijke inspanning betrokken is.

Wij verwerken deze gegevens alleen met uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene en bewaren ze niet langer dan strikt noodzakelijk. De gegevens worden met de grootst mogelijke zorg behandeld en zijn slechts toegankelijk voor bestuurders en organisatoren voor wie deze informatie essentieel is.

§ 4 Wij verwerken jouw persoonsgegevens voor de volgende doelen

  1. Je de mogelijkheid te bieden een account aan te maken;
  2. Het afhandelen van jouw betaling;
  3. Verzenden van onze nieuwsbrief en/of ledenmail;
  4. Je te informeren over wijzigingen van onze diensten en producten;
  5. Je te kunnen bellen of e-mailen indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren;
  6. Om het afleveren en faciliteren van goederen en diensten bij je mogelijk te maken.

§ 5 Geautomatiseerde besluitvorming

LVSJK Tanuki neemt géén besluiten op basis van geautomatiseerde verwerkingen die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hierbij om besluiten die worden genomen door computerprogramma’s of -systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een bestuurder van LVSJK Tanuki) tussen zit. LVSJK Tanuki maakt geen gebruik van dergelijke systemen voor het nemen van besluiten over leden of bezoekers van onze website.

§ 6 Hoe lang we persoonsgegevens bewaren

LVSJK Tanuki bewaart je persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor je gegevens worden verzameld. Wij hanteren de volgende bewaartermijnen voor de volgende (categorieën) van persoonsgegevens: 

  1. Gebruiksgegevens (zoals websiteactiviteit) worden bewaard voor een maximale periode van 12 maanden na je bezoek aan onze website.
  2. Profielgegevens
    1. Bij aankoop van producten via onze website worden je profielgegevens bewaard voor een minimumperiode van 2 maanden en een maximumperiode van 12 maanden na de aankoop.
    2. Bij registratie als lid van LVSJK Tanuki worden profielgegevens bewaard voor een minimumperiode van 1 jaar na de start van het academisch jaar waarin je lid bent geworden van LVSJK Tanuki, en voor een maximumperiode van 12 maanden na beëindiging van het lidmaatschap of het einde van het academisch jaar waarin je lid was.
    3. Bij registratie als TanukiTomo van LVSJK Tanuki worden profielgegevens bewaard voor een minimumperiode van 6 maanden na de start van het academisch jaar waarin je je hebt ingeschreven als TanukiTomo, en voor een maximumperiode van 12 maanden na beëindiging van je looptijd als TanukiTomo of het einde van het academisch jaar waarin je TanukiTomo was.
    4. LVSJK Tanuki houdt een intern archief bij om een historisch overzicht van de vereniging te bewaren. Bij uitschrijving kun je kiezen om als oud lid opgenomen te worden in dit archief. Alleen je voor- en achternaam, e-mailadres en het jaar van lidmaatschap worden dan bewaard; alle andere persoonsgegevens worden verwijderd.Je inschrijving wordt bij uitschrijving verwijderd, en tegelijkertijd wordt je opname in het archief vastgelegd. Het archief is niet openbaar en alleen in te zien met toestemming van de Ab-actis. Persoonsgegevens worden enkel opgenomen voor zover strikt noodzakelijk.

    1. Publicatiegegevens (zoals geplaatste teksten of foto’s) kunnen door LVSJK Tanuki worden gepubliceerd op de website, sociale media, ons verenigingsblad (TaTanuKiki) en andere kanalen als onderdeel van de normale verenigingsactiviteiten. 
    1. LEDEN – Door lid te worden van LVSJK Tanuki stem je hiermee in. Deze gegevens blijven gepubliceerd totdat je aangeeft dat je dit niet (meer) wenst. Na zo’n verzoek worden de betreffende gegevens binnen 12 maanden van de website en uit onze systemen binnen redelijkheid verwijderd.
    2. TANUKITOMO – Door TanukiTomo te worden van LVSJK Tanuki stem je hiermee in. Deze gegevens blijven gepubliceerd totdat je aangeeft dat je dit niet (meer) wenst. Na zo’n verzoek worden de betreffende gegevens binnen 12 maanden van de website en uit onze systemen binnen redelijkheid verwijderd.
    3. EXTERNE DEELNEMERS – Door deel te nemen aan onze activiteiten of door je aanwezigheid geef je toestemming voor dergelijk gebruik, tenzij je vooraf dan wel achteraf expliciet aangeeft hier bezwaar tegen te hebben. In dat geval worden de betreffende gegevens binnen redelijke termijn (maximaal 12 maanden) van onze kanalen verwijderd. Als je bezwaar hebt tegen gebruik van jouw beeldmateriaal, kun je dit op elk moment aangeven via secretaris@tanuki.nl.
  2. Vragen of verzoeken via contactformulieren of e-mail (enquiry data) worden bewaard voor een minimumperiode van 1 dag en een maximumperiode van 12 maanden nadat je vraag is afgehandeld of beantwoord.
  3. Transactiegegevens worden bewaard voor een minimumperiode van 2 maanden en een maximumperiode van 12 maanden na een betaling via onze website.
  4. Notificatiegegevens (zoals je aanmelding voor onze nieuwsbrief of andere ledenupdates) worden bewaard zolang je lid bent van LVSJK Tanuki en je je niet hebt uitgeschreven. Als je lid bent, bewaren we deze gegevens in ieder geval tot minimaal 1 jaar na de start van het academisch jaar waarin je lid bent geworden. Na beëindiging van je lidmaatschap worden je notificatiegegevens nog maximaal 12 maanden bewaard.

Ongeacht de bovenstaande termijnen kunnen wij persoonsgegevens langer bewaren indien dit noodzakelijk is ter voldoening aan een wettelijke verplichting, of ter bescherming van uw vitale belangen of die van een andere natuurlijke persoon. Op het gebied van de financiële administratie beslaat dit bijvoorbeeld zeven jaar.

§ 7 Delen van persoonsgegevens met derden

  1. We kunnen jouw persoonsgegevens delen met derden, voor zover dat redelijkerwijs nodig is voor de doelen en op basis van de grondslagen die in dit privacybeleid zijn genoemd.
  2. We kunnen jouw e-mailadres en het academisch jaar waarin je lid bent delen met onze externe partners of leveranciers, voor zover dat nodig is om ledenkortingen of andere voordelen te kunnen aanbieden. Deze externe partijen mogen jouw gegevens alleen gebruiken om die kortingen of voordelen te verschaffen– niet om je te benaderen voor promotionele of commerciële doeleinden.
  3. Betalingen via onze website en diensten worden verwerkt door onze betaalproviders, Mollie B.V. en SumUp. We delen transactiegegevens met deze partijen alleen als dat nodig is om jouw betaling te verwerken, terugbetalingen uit te voeren of om klachten en vragen over betalingen af te handelen. Je kunt hun privacybeleid raadplegen via:
  4. We kunnen jouw persoonsgegevens delen met onze leverancier van studieboeken, Boekverkopers.com B.V., handelend onder de naam Smartbooks. We delen alleen gegevens die relevant zijn voor de afhandeling van bijvoorbeeld bestellingen, betalingen, terugbetalingen en eventuele klantenservicevragen. Deze gegevens worden uitsluitend gebruikt voor het uitvoeren van deze diensten en niet voor commerciële of promotionele doeleinden. Je kunt hun privacybeleid raadplegen via https://tanuki.smartbooks.nl/app/privacy.p
  5. In aanvulling op bovenstaande situaties kunnen we jouw persoonsgegevens delen als we daartoe wettelijk verplicht zijn, of als dit noodzakelijk is om jouw vitale belangen of die van iemand anders te beschermen. We kunnen jouw gegevens ook delen als dat nodig is om juridische claims op te stellen, uit te voeren of te verdedigen – zowel binnen als buiten een gerechtelijke procedure.

§ 8 Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken

LVSJK Tanuki gebruikt alleen technische en functionele cookies. En analytische cookies die geen inbreuk maken op je privacy. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op jouw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en jouw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld jouw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren. Je kunt je afmelden voor cookies door je internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kun je ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van je browser verwijderen.

§ 9 Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. 

Daarnaast heb je het recht om je eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens door LVSJK Tanuki en heb je het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat je bij ons een verzoek kan indienen om de persoonsgegevens die wij van jou beschikken in een computerbestand naar jou of een ander, door jou genoemde organisatie, te sturen.

Je kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van je persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van je toestemming of bezwaar op de verwerking van jouw persoonsgegevens sturen naar secretaris@tanuki.nl. 

Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door jou is gedaan, vragen wij jou een kopie van je identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie je pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van je privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op jouw verzoek. 

LVSJK Tanuki wil je er tevens op wijzen dat je de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link:

Voor meer informatie over de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) kan je de volgende website raadplegen:

§ 10 Hoe wij persoonsgegevens beveiligen

LVSJK Tanuki neemt de bescherming van jouw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als jij het idee hebt dat jouw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op via ons website contact formulier of via secretaris@tanuki.nl.

§ 11 Amendering

  1. We kunnen dit beleid van tijd tot tijd bijwerken door een nieuwe versie op onze website te publiceren.
  2. We zullen je per e-mail op de hoogte stellen van wijzigingen in dit beleid.

Inhoud