Nieuws

Bestuursupdate – jan/feb 2024

28 maart 2024

Onder het mom van “beter laat dan nooit” is hier de bestuursupdate van januari en februari. In deze update zullen we een overzicht geven van de belangrijkste dingen waar we in de eerdergenoemde periode mee bezig zijn geweest.

Januari is altijd een vreemde periode als het om bestuurswerk gaat, want het eerste deel van de maand valt nog onder ons winterreces. Hoewel het de bedoeling is dat wij tijdens deze periode een beetje rust krijgen, is de realiteit vaak anders. Ook dit keer waren er weer belangrijke dossiers die toen onze aandacht nodig hadden.

De eerste bezigheid die ons deed ontwaken uit de receswinterslaap was de boekenverkoop voor het tweede semester. Wij werken als vereniging samen met twee leveranciers—eentje in Nederland voor de inhoudelijke boeken en eentje in Zwitserland voor de taalboeken—die ervoor zorgen dat wij de benodigde boeken tegen een redelijke prijs aan jullie kunnen aanbieden. Wij moeten er dan voor zorgen dat de lijst met de juiste boeken bij hen terechtkomt en dat leden weten waar ze hun boeken kunnen bestellen. Over het algemeen ging dit allemaal redelijk, maar er zijn altijd wel wat kleine complicaties. Dit jaar waren dat onder andere de leverbaarheid van bepaalde boeken—iets wat helaas volledig buiten de invloed van ons en de leveranciers ligt, omdat het afhangt van de wereldwijde beschikbaarheid van bepaalde boeken—en een docent die ons niet had doorgegeven dat een boek vereist zou zijn voor een vak. Het is aan ons als bestuur om hier bovenop te zitten en grote problemen zijn gelukkig uitgebleven, maar ook nu zijn nog niet alle boeken door leden ontvangen, dus het blijft iets waar we mee bezig zijn.

Ook moest de laatste hand gelegd worden aan de Company en Career Day. Omdat de acquisitiecommissie ook dit jaar weer kleiner was dan gebruikelijk moest het bestuur hier zelf wat meer werk in steken. Gelukkig kregen we weer hulp van prof. Smits bij het voorbereiden van de Company Day, dus de lijst met bedrijven was tijdig gereed. Het vinden van sprekers voor de Career Day was wel wat meer werk voor ons, maar ook dit is uiteindelijk goed gekomen. Naast het vinden van sprekers was ook het regelen van catering een van de praktische zaken die het bestuur voor deze activiteit bezighield. Vorig jaar was de eerste proef met het aanbieden van een lunch en dit jaar werd dit een vast onderdeel van beide dagen. Naast dat het fijn is voor deelnemers om een lunch te hebben bij een activiteit die een hele dag duurt, was een andere belangrijke reden voor het bestuur om een lunch in het programma te verwerken het voorkomen van deelnemers die op het laatste moment niet op zouden dagen. Vorig jaar kwam drie vierde van de mensen die zich voor de dagen had aangemeld uiteindelijk niet en toen kwam uit de evaluatie dat het vragen van een toegangsprijs hier mogelijk een uitkomst voor zou kunnen bieden. Dit jaar was het aantal no-shows inderdaad een stuk lager, dus het lijkt erop dat deze aanname inderdaad klopte.

Een andere belangrijke jaarlijks terugkerende activiteit die dit keer ook door omstandigheden in februari viel, was de constitutieborrel. Normaliter vindt de cobo plaats kort na de wissel van een bestuur. In ons geval had dat dus september of oktober moeten zijn, alleen om meerdere redenen was het naar iets verder in het jaar geschoven. We vonden het echter nog wel belangrijk om deze viering van de start van het nieuwe bestuur te vieren, temeer omdat het natuurlijk ook super gezellig is. Nieuw dit jaar was dat er geen aparte interne en externe cobo’s georganiseerd werden. De interne was normaal bedoeld voor de leden van de vereniging en de externe voor de besturen van de bevriende verenigingen. Om enerzijds tijd en kosten te besparen, maar anderzijds ook om leden de mogelijkheid te geven om te zien hoe het er bij een echte cobo aan toe gaat, werden deze delen dus dit jaar samengevoegd. Dit betekende dus 4 uur aan gezelligheid in de sociëteit van Catena met een open bar en een Spotify-afspeellijst van wisselende kwaliteit.

De laatste activiteit in deze periode waar wij ons intensief mee bezig hielden was de bestuursinteresseavond. Dit is een activiteit die jaarlijks georganiseerd wordt om mensen met interesse in een bestuursjaar uit te leggen wat dit allemaal inhoudt, welke functies er zijn en wat er van bestuurders met deze functies verwacht wordt. De avond werd dit jaar relatief goed bezocht en we hopen dat dit ook leidt tot een goed gevuld bestuur voor komend jaar.

Naast activiteiten hadden wij in deze periode ook verrassend veel gesprekken met externe partijen. Als vereniging hebben wij onze vaste partners met wie wij samenwerken zoals bijvoorbeeld de Japanse ambassade en Japanese Chamber of Commerce, maar afgelopen periode namen nog wat anderen contact met ons op. Hieruit waren voornamelijk het Sieboldhuis en de Universiteit van Nagasaki noemenswaardig. Met beide is in het verleden al op een lager pitje contact geweest, maar zeker na corona is dit een beetje verwaterd. De gesprekken van deze maand zijn hopelijk de start van nieuwe intensievere samenwerkingen ten behoeve van de vereniging en de leden.

Namens ons bestuur is Noah in het bijzonder ook al een tijdje bezig met de organisatie van het Talengala. Als vereniging organiseren wij jaarlijks ons eigen gala (die ongetwijfeld in de volgende update behandeld zal worden), maar wij werken ook samen met de andere talenverenigingen van onze faculteit om een algemeen gala te organiseren. Dit gala is vooral bedoeld voor de kleinere verenigingen die niet zelf een gala kunnen organiseren. Hoewel dit voor ons eigenlijk niet het geval is, doen we graag mee voor de gezelligheid. Inmiddels is de kaartverkoop voor het Talengala al van start van gaan dus jullie kunnen binnenkort ervaren of Noahs inspanningen hun vruchten hebben afgeworpen.

Al een tijdje staan verbeteringen voor de website op de agenda. Robin zou hier eigenlijk tijdens de kerstvakantie aan werken, maar toen lag hij plots in het ziekenhuis en viel dat plan een beetje in het water. Gelukkig kon hier eind februari toch een begin aan gemaakt worden. Het zijn nu vooral nog kleine veranderingen op de achtergrond, maar hopelijk zal hier komende periode meer van te merken zijn en dan zal er natuurlijk ook over bericht worden in een volgende update.

Dit waren de belangrijkste zaken waar we de afgelopen periode mee bezig zijn geweest. Mocht je hierover nog vragen hebben, stel die dan vooral aan een van de leden van het bestuur of via ons algemene e-mailadres.

Groetjes 🙂

WhatsApp
Email

Activiteiten

Ben jij er ook bij?